Warum das Rad zweimal erfinden? Diese uralte, berechtigte Frage steht hinter dem EfA-Prinzip (ausgeschrieben „Einer für Alle“) im Bereich der Bereitstellung digitaler Verwaltungsleistungen auf kommunaler, Landes- und Bundesebene. Es funktioniert wie folgt: Um nicht alles doppelt und dreifach zu entwickeln, werden Produkte anderen Verwaltungen zur Nachnutzung überlassen.
Auf dem govdigital-Marktplatz für EfA-Leistungen gibt es bereits zahlreiche solcher Anwendungen. Das Prinzip hat allerdings nicht nur ein veritables Problem bei der Anschlussfinanzierung. Auch sind viele Lösungen dafür schlichtweg nicht geeignet, weil sie einen zu hohen Grad an Individualisierung erfordern. Darunter ein Kernelement modernen eGovernments: die eAkte. Auch der nationale Normenkontrollrat hält das EfA-Prinzip in seiner bisherigen Form für nicht nachhaltig erfolgreich. Nicht EfA-Software mit unklaren Finanzierungen und komplizierten vergaberechtlichen Konstrukten solle das Ziel sein, sondern einmal für alle entwickelte offene Standards und Schnittstellendefinitionen.
Dies ist die richtige Denkrichtung. Im Bereich der Dokumentenverwaltung gibt es mit CMIS (Content Management Interoperability Services) seit vielen Jahren einen offenen, herstellerunabhängigen Standard für die Anbindung unterschiedlicher Content-Management-Systeme. Er erfüllt den Anspruch, über eine gemeinsame Sprache unterschiedliche CMS-Systeme integrieren zu können.
Das BMI gibt des weiteren klare Empfehlungen zur Ausgestaltung des Hierarchiemodells Akte/Vorgang/Dokument heraus. Auf Landesebene existieren etablierte Standards im Bereich Aktenplan, die allerdings auch nicht alle der Weisheit letzter Schluss sind. So wird der rheinland-pfälzische Standard im allgemeinen als zu umfangreich angesehen; es gibt Empfehlungen, ihn zu überarbeiten bzw. zu reduzieren. Am Beispiel Hessen lässt sich ablesen, wie dies besser, d.h. mit geringerer Komplexität funktionieren kann.
Idealerweise setzen Kommunen beim Zusammenstellen eines Lösungstableaus auf Gesamtstrategien, wie sie LORENZ Orga-Systeme GmbH mit ihrem Partner ekom21 entwickelt hat. Nicht also Dutzende von Einzellösungen beschaffen, sondern besser sich auf die Strategie der kommunalen Dienstleister in Gänze einzulassen. Denn dort werden Fachverfahren out-of-the-box geliefert, die mit 2Charta® ECM bereits in einem Standard verbunden sind und auch in der Cloud BSI-konform betrieben werden können.
