Aktendigitalisierung mit sovero – die Evolution
für Ihr Papier
Professionell, digital, sicher: Wir digitalisieren Ihre Bestandsakten revisionssicher und führen sie direkt in die 2Charta® ECM eAkte über – damit keine Akte verloren geht und jedes Blatt einen Platz im digitalen Archiv bekommt.
sovero übernimmt die Aktendigitalisierung als Full-Service – eingebettet in Beratung, Software (2Charta® ECM) und Services, damit Ihre Altakten nicht nur gescannt, sondern als eAkten wirklich nutzbar werden.
Wenn 50 Jahre DMS-Expertise und perfektionierte Digitalisierung von Papierobjekten aufeinandertreffen – Willkommen bei sovero.
Die Evolution für Ihr Papier.
Professionell, digital, sicher.
Papierarchive kosten Fläche, Zeit und Nerven – besonders bei sensiblen Verwaltungsakten. Mit sovero schaffen Sie die Basis für digitale Souveränität: Ihre Aktenbestände werden strukturiert digitalisiert, lückenlos nachverfolgt und direkt für die Nutzung in 2Charta® ECM aufbereitet. So machen Sie Ihr Archiv zukunftsfähig, ohne Ihren laufenden Betrieb durcheinanderzubringen.
Qualität im Prozess
Qualitätssicherung & Vollständigkeitsprüfung
Jede Akte, jedes Blatt wird erfasst, geprüft und dokumentiert – mit klaren Prozessen für Vollständigkeit, Lesbarkeit und Struktur.
Recht & Compliance
DSGVO- und GoBD-
konformer Prozess
Die Aktendigitalisierung folgt einem klar definierten, DSGVO- und GoBD-konformen Digitalisierungsprozess.
Revisionssicherheit
TR-RESISCAN & Transfervermerk
Die Umsetzung erfolgt gemäß TR-RESISCAN – inklusive Transfervermerk. So bleibt die Beweiskraft Ihrer digitalisierten Dokumente langfristig gesichert.
Direkt zur eAkte
Direkt in die
2Charta® ECM eAkte
sovero begleitet Sie vom Papier bis zum Import in die 2Charta® ECM eAkte. Für jedes Blatt Papier, das digitalisiert wird, gibt es ein Zuhause bei 2Charta® ECM.
Erfahrung & Vertrauen
50 Jahre DMS-Erfahrung, 100+ Digitalisierungsprojekte
sovero vereint jahrzehntelange Erfahrung im Dokumentenmanagement und der eAkte mit einem spezialisierten Ansatz für Aktendigitalisierung – von kleinen Personalbeständen bis hin zu Bauaktenarchiven mit vielen Kilometern Aktenbestand. Gemeinsam mit Partnern wie ekom21 und der KommWis GmbH setzen wir seit über 50 Jahren Digitalisierungsprojekte in Verwaltungen um – sicher, praxiserprobt und passgenau für den öffentlichen Sektor.
Funktionen
Ihr Nutzen: Volle Kontrolle bei minimalem Aufwand.
Wir übernehmen die Aktendigitalisierung als Full-Service – Sie behalten Transparenz, Kostenkontrolle und Datensouveränität.
Vorteile im Überblick:
-
Bestandsaktendigitalisierung als Full-Service
Von der Planung über die Logistik bis zur Übergabe der digitalen Akten – alles aus einer Hand, mit minimalem Aufwand für Ihre Verwaltung. -
Sichere Ausschreibung & erfahrene Projektleitung
Unterstützung bei der Ausschreibung, keine typischen Fehler in der Leistungsbeschreibung, erfahrene fachmännische Projektleitung und professionelles Projektmanagement. -
Klare Kosten & wirtschaftliche Konditionen
Ein Festpreis-Modell für verlässliche Budgetplanung, gebündeltes Abnahmevolumen und permanenter Wettbewerb bei den Dienstleistern. -
Erfahrung aus über 100 Projekten
Partizipieren Sie von nahezu einem Jahrzehnt Projekterfahrung in der Aktendigitalisierung – von kleinen Personalbeständen bis zu Bauverwaltungen mit über zehn Kilometern Aktenbestand. -
Rechtssicherheit & Standards
Umsetzung gemäß TR-RESISCAN inklusive Transfervermerk, revisionssichere Nachverfolgung der Abwicklung durch Trackingsystem und Unabhängigkeit von einem einzelnen Digitalisierungsdienstleister. -
Nahtlose Weiterverarbeitung in 2Charta® ECM
sovero begleitet Sie vom Papier bis zum Import in die 2Charta® ECM eAkte. Für jedes Blatt Papier gibt es ein Zuhause in 2Charta® ECM – vorbereitet für die tägliche Arbeit in der eAkte.
Aktenberge oder nur Häufchen?
Wann ist der richtige Zeitpunkt für Aktendigitalisierung?
Aktendigitalisierung lohnt sich besonders, wenn sich mehrere dieser Punkte bei Ihnen wiederfinden:
- Ihr Archiv platzt aus allen Nähten oder ein Standortwechsel steht an.
- Sie führen gerade eine eAkte oder 2Charta® ECM ein – Altakten bremsen den Umstieg aus.
- Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte lassen sich kaum noch überblicken.
- Papierakten verzögern Auskünfte, Gremienarbeit und Bürgeranfragen.
AktenBERGE oder nur -Häufchen?
Von der kleinen Kommune bis zur Großverwaltung.
-
Kleine und mittlere Kommunen
Personalakten, Finanzakten, Bauakten oder Mischbestände –
wir helfen, Altaktenbestände strukturiert und sicher zu überführen. -
Landkreise und große Verwaltungen
Von der Personalverwaltung bis zur Bauverwaltung mit über zehn
Kilometern Aktenbestand – wir sind für Sie da. -
Spezielle Fachbereiche
Sensible Bereiche wie Jugend, Sozialwesen, Personal oder Bauordnung profitieren besonders von nachvollziehbarer, revisionssicherer Digitalisierung.
Vom Kellerregal in die eAkte in klar definierten Schritten.
sovero macht Digitalisierung beherrschbar – für Menschen, Prozesse und Systeme. Wir wissen: Die beste Software ist nutzlos, wenn die Einführung die Organisation lähmt. Deshalb begleiten wir Sie mit einem strukturierten Prozess, der auf Transparenz, enger Abstimmung und minimalem Aufwand Ihrerseits setzt – effizient, nachvollziehbar und praxistauglich.
01
Schritt 1
Analyse & Konzeption Ausschreibung & Projektaufsetzung
Wir erfassen gemeinsam Aktenarten, Volumen, Prioritäten und rechtliche Anforderungen. Auf dieser Basis definieren wir Struktur, Qualitätssicherung und Zielbild in 2Charta® ECM.
Wir übernehmen für Sie die vollständige Einrichtung. Zudem sorgt sovero über bewährte Schnittstellen und unser starkes Partner-Ökosystem für eine reibungslose Anbindung an Ihre bestehende IT-Landschaft. Wir garantieren dabei höchste Transparenz in jedem Projektschritt.
02
Schritt 2
Digitalisierung & Qualitätssicherung
Wir machen Ihre Teams fit für den digitalen Arbeitsplatz. Mit gezielten Schulungen für Anwender und Administratoren sorgen wir für eine hohe Akzeptanz und einen reibungslosen Start. Wir wissen: Akzeptanz entscheidet über den Erfolg. Wir sind spezialisiert auf die heterogene Gemeinschaft eines Fachamtes und gehen auf alle Bedürfnisse Ihres Hauses ein. Digitalisierung und Prozessänderungen funktionieren nur in der Gemeinschaft.
03
Schritt 3
Übergabe & Import in 2Charta® ECM
Die digitalen Akten werden strukturiert in 2Charta® ECM importiert. Dank Trackingsystem ist jeder Schritt nachvollziehbar. Ihre Mitarbeitenden können direkt mit den neuen eAkten arbeiten – ohne Medienbruch.
Ihre Fragen. Unsere Antworten zur Aktendigitalisierung
Bevor Sie den nächsten Schritt gehen: Wir verstehen, dass große Entscheidungen Sicherheit erfordern. Hier finden Sie klare Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Technologie, Implementierung, Kosten und Datenschutz, die Entscheider in der öffentlichen Verwaltung am häufigsten stellen.
Welchen Aufwand muss ich betreiben, um das Angebot zur Digitalisierung der Bestandsakten zu nutzen?
Sie können die Digitalisierung Ihrer Bestandsakten ausschreibungsfrei über Ihren kommunalen IT-Dienstleister (ekom21 in Hessen oder KommWis in Rheinland-Pfalz) beziehen.
Aufgrund einer bereits stattgefundenen Ausschreibung können Sie als Mitglieder bzw. Kunden auf dieses Leistungsangebot zugreifen. Die Durchführung einer eigenen Ausschreibung unter Berücksichtigung aller Anforderungen des Vergaberechts ist nicht erforderlich.
Sind alle formalen Themen wie Datenschutz und Auftragsverarbeitung berücksichtigt und eingehalten?
Wir wissen um die Sensibilität der von Ihnen geführten Daten und Informationen. Die erforderlichen Vereinbarungen hinsichtlich Datenschutz und Auftragsverarbeitung sind zwischen Ihrem IT-Dienstleister (ekom21 bzw. KommWis) und den ausführenden Scandienstleistern vertraglich fixiert.
Welche Vorarbeiten und Vorbereitungen muss ich leisten?
Wir nehmen mit Ihnen die relevanten Daten für die auszuführenden Arbeiten auf und stimmen die Umsetzung ab. Die Aufwände auf Ihrer Seite sind hierbei gering. In der Regel ist keine weitere Vorbereitung der zu digitalisierenden Papierakten erforderlich.
Welche zusätzlichen Kosten kommen auf mich zu?
Sie erhalten, auf Basis der auszuführenden Leistungen, ein Angebot (durch ekom21 bzw. KommWis). Dieses Angebot ist ein Festpreisangebot. Sie wissen somit von Beginn an, welches Budget für die Arbeiten anfallen wird.
Wie kann ich den Fortschritt erkennen und das Projekt überwachen?
Jede bei Ihnen abgeholte Papierakte kann nachverfolgt und geprüft werden. Hierfür stellen wir Ihnen ein seperates Trackingsystem zur Verfügung. Somit haben Sie permanent einen Überblick über den gesamten Stand im Projekt und über jede einzelne Akte.
Was passiert, wenn der Scandienstleister doch schlecht leistet?
Die generelle Leistungsfähigkeit wurde im Rahmen der Ausschreibung geprüft. Sollte es dennoch einmal zu einer schlechten Leistung oder einen Kapazitätsengpass beim Scandienstleister kommen, besteht die Möglichkeit, den Dienstleister zu tauschen. Somit ist Ihr Projekt zu jeder Zeit abgesichert.