2Charta® ECM – Ihr digitaler Schreibtisch
Mit 2Charta® ECM verwalten Sie Ihre Dokumente,
Workflows und E-Mails – sicher, strukturiert
und aus einer Hand.
DER SOVERO-EFFEKT
Die Verwaltung in einer Anwendung. Ohne Medienbrüche.
Mit 2Charta® ECM organisieren Sie Ihre gesamte Verwaltung: revisionssicher, nachvollziehbar, vollständig digital. Dokumente, E-Mails, Prozesse – alles läuft strukturiert in einem System. Sofort einsatzbereit, ohne Projektmarathon.
Zentrale Plattform statt Systembruch
Die digitale Verwaltung – alles in einem System
Zentral, strukturiert und rechtskonform – und das alles mit 2Charta® ECM . Ob eAkte, Dokumentenerstellung oder Workflow – alles geschieht nachvollziehbar und medienbruchfrei in einem System – von der Kommune bis zur Landesbehörde.
Papierfrei. Stressfrei. Zukunftsfähig.
Wo Akten & Prozesse zusammenkommen
2Charta® ECM Office ist mehr als ein klassisches DMS: Es ersetzt Papierprozesse vollständig – oder automatisiert sie gleich ganz. So erledigen Sie Aufgaben, die früher manuell liefen, jetzt digital
– schneller, strukturierter, mit weniger Aufwand.
Einfach starten. Sofort produktiv.
Erfahrung, die direkt wirkt
Mehr als 30 Jahre Erfahrung stecken in 2Charta® ECM Office.
Die Lösung ist sofort einsatzbereit – ohne lange Projektphasen.
Sie starten mit klaren Abläufen und profitieren vom praxiserprobten Konzept.
Struktur, die entlastet.
Ordnung statt Papierchaos
2Charta® ECM ist Diät für Ihren Schreibtisch. Verabschieden Sie sich von Aktenordnern und endloser Suche. Mit klarer Ablagestruktur und BMI-konformen Aktenplänen behalten Sie den Überblick – Informationen sind sofort verfügbar.
Funktionen
Arbeiten, ablegen, wiederfinden –
alles in einem System
Mit 2Charta® ECM organisieren Sie Ihre gesamte Verwaltung digital – ohne Dateichaos, ohne Medienbrüche. Ob Dokumentenerstellung, E-Mail-Ablage oder Postverteilung: alles erfolgt strukturiert, nachvollziehbar und revisionssicher – zentral in einem System.
Eingang & Verteilung
Klarheit im Posteingang
In Ihrer Poststelle wird die Eingangspost digitalisiert. Dokumente erreichen Sie nicht mehr in Papierform, sondern landen bereits digital und verifiziert in Ihrem 2Charta® ECM Office-Posteingang zur weiteren Bearbeitung oder zur Verteilung an Ihre Kollegen.
Ein Postfach. Ein System.
Ihre E-Mails finden Sie sofort auch innerhalb der 2Charta® ECM Office-Oberfläche. Sie verwalten nur noch einmal und nicht in Ihrem E-Mail-System und in den Akten. E-Mails ordnen Sie manuell Vorgängen und Akten zu – oder Sie lassen die Arbeit automatisch 2Charta® ECM Office erledigen. Schriftverkehr, den Sie per E-Mail aus 2Charta® ECM Office heraus starten, legt sich automatisch zu dem bestehenden Vorgang ab – inklusive aller führenden Metadaten.
ABLAGE & ORDNUNG
Dokumentenablage – einheitlich und strukturiert
2Charta® ECM Office ist dafür entwickelt worden, große Mengen von Dokumenten zu speichern. Sie erhalten eine einheitliche Ablageorganisation, die Sie für alle Vorgänge und Dokumente innerhalb Ihres Hauses nutzen können – seien es kaufmännische Vorgänge, Personalakten oder interne Projekte. Für die öffentliche Verwaltung stehen individuell frei wählbare Aktenpläne gemäß den BMI-Richtlinien für die eAkte zur Verfügung.
Weniger Aufwand. Mehr Ordnung.
Dokumente ablegen mag niemand – deshalb legt 2Charta® ECM Office Ihre Dokumente automatisch in die von Ihnen vorgegebenen Vorgänge. Sicher und ohne jeden Aufwand.
BEARBEITUNG & WORKFLOW
Schlanke Prozesse dank Workflow
Zu bearbeitende Workflows – seien es Mitzeichnungen, Petitionen oder einfache ad-hoc-Workflows zur Freigabe – erreichen Sie innerhalb von 2Charta ECM Office digital ohne Zeitverzögerung. Nach Ihrer Bearbeitung sorgt 2Charta® ECM Office für die automatische Weiterleitung. Protokoll und Laufzettel inklusive.
Schnell finden. Sicher entscheiden.
Mit 2Charta® ECM Office schaffen Sie einen souveränen Manager Ihrer Daten: Zukünftig befinden sich all Ihre Daten an einem Ort. 2Charta® ECM Office findet Ihr Dokument, egal wo es sich befindet – und durchsucht dabei auch den Inhalt von Dokumenten. Mittels standardisierter Volltexterkennung erhalten Sie in Sekundenschnelle das gewünschte Suchergebnis inklusive Trefferanzeige im Dokument.
Compliance mit Konzept
Wenn Sie auf Nummer sichergehen wollen, dann legen Sie Ihre Dokumente mit dem integrierten, optionalen, vom BSI empfohlenen TR-ESOR-Verfahren ab. Versuche der Datenmanipulation werden so komplett erkannt und verhindert.
PRAXIS & INTEGRATION
Papier automatisch integriert
Papierdokumente speichern Sie über einen direkt am Arbeitsplatz angeschlossenen Scanner oder ein MFP-Gerät. Dabei führen Sie komfortabel Bearbeitungsfunktionen durch und drehen oder löschen Seiten bzw. fügen Seiten aus anderen Dokumenten ein. Ein separater und kostenintensiver Scanclient ist für den Schalterdienst nicht notwendig – dieser ist in 2Charta® ECM Office Standard.
Gewohntes Arbeiten
Ihre Microsoft-Office-Anwendungen starten Sie direkt aus 2Charta® ECM Office, erstellen Ihr Dokument und lassen es anschließend automatisch durch 2Charta® ECM Office in den richtigen Vorgang ablegen. Starten Sie lieber die Bearbeitung in einer Microsoft-Anwendung? Kein Problem: Durch eine Add-In-Integration können Sie erzeugte Dokumente, z. B. aus Microsoft Word, direkt in 2Charta® ECM Office ablegen.
Standardisierte Schnittstellen
Die umfangreichen Schnittstellen von 2Charta® ECM Office ermöglichen eine einfache Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Dokumente wie Anträge, Bescheide oder Schriftverkehr werden aus Ihren Fachverfahren (z. B. Sozialwesen, Jugendwesen oder Bauwesen) übernommen und automatisch in 2Charta® ECM Office archiviert. Manuelle Ablage war gestern!
auch für unterwegs
Digitale Aktentasche – Ihre Verwaltung in der Hosentasche
Mit der digitalen Aktentasche von 2Charta® ECM haben Sie Ihre Akten immer dabei – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Über eine gesicherte mobile Verbindung nutzen Sie den vollen Funktionsumfang von 2Charta® ECM auf Clients, Notebooks und mobilen Geräten – in gängigen Browsern ebenso wie per App für iOS und Android.
Auch ohne stabile Verbindung bleiben Sie arbeitsfähig: Akten und Dokumente lassen sich recherchieren, auf das Gerät herunterladen und im Offline-Bereich nutzen – ideal für Sitzungssäle, Gerichte oder infrastrukturschwache Regionen.
Maximale Sicherheit – auch auf mobilen Geräten
Heruntergeladene Dokumente sind konsequent vor dem Zugriff Dritter und vor externen Apps geschützt. Das Rollen- und Rechtesystem von 2Charta® ECM gilt uneingeschränkt – die digitale Aktentasche ist ein voll integriertes Modul und erfüllt sämtliche Sicherheitsstandards des Hauptprodukts, auch im BSI-zertifizierten Betrieb.
Smartes Onboarding & BYOD
Die App steht in Apple App Store und Google Play zur Verfügung. Per QR-Code richtet der Administrator die Verbindung zu 2Charta® ECM vollautomatisch ein. Auf Wunsch unterstützen Sie BYOD (Bring Your Own Device): Die Nutzung auf privaten Endgeräten kann zentral erlaubt oder wieder entzogen werden – bei voller Datensicherheit.
Vorteile im Überblick
- Kompletter Aktenschrank jederzeit griffbereit – online und offline
- Keine Papierakten mehr schleppen, kein Laptop nötig – arbeiten im Handyformat
- Suchfunktion statt Akten durchblättern
- Professionelles, modernes Auftreten in Gremien und Terminen
- Perfekt für Bürgermeister, Landräte, Amtsleiter und Außendienstmitarbeitende
Datenschutz & Compliance
Ihre Daten. Ihre Hoheit.
Ob On-Premise oder Cloud – 2Charta® ECM erfüllt höchste Anforderungen an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. sovero GmbH steht für höchste Standards in Compliance, Revisionssicherheit und Datenschutz. Unsere Lösungen sind konsequent DSGVO-konform entwickelt und gewährleisten den sicheren Umgang mit sensiblen Daten – transparent, nachvollziehbar und rechtssicher.
Als ausgezeichnetes Unternehmen mit dem Qualitätssiegel „Made in Germany“ entwickeln und betreiben wir unsere Software vollständig in Deutschland. Damit bieten wir insbesondere öffentlichen Verwaltungen ein Höchstmaß an Datensouveränität, Verlässlichkeit und Vertrauen.
Vorteile eine E-Akte
Alles im Griff – von der Ablage bis zur Auskunft
Die digitale Aktenführung mit 2Charta® ECM vereinfacht Prozesse, schafft Klarheit und steigert die Auskunftsfähigkeit Ihrer Verwaltung – mobil, revisionssicher und intuitiv bedienbar.
Zentrale einfache Ablage
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Digitale Postverteilung
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Workflows & Freigaben
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Kostenersparnis
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Schnelle Auffindbarkeit
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Kollaboration
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Beratung – Ihr strategischer Startpunkt
Strukturen verstehen. Zielbilder gestalten. Digitalisierung ermöglichen.
Unsere speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelte Organisationsberatung schafft die Grundlage für eine nachhaltige Digitalisierung. Auf Grund unserer 50-jährigen Erfahrung bieten wir für alle Herausforderungen die perfekte Lösung. Durch eine strukturierte und erfolgreich verprobte Arbeitsweise können Sie sich auf eine abgestimmte Planung und Umsetzung freuen.
- Prozessberatung mit Fokus auf Umsetzbarkeit
- Beteiligung aller Personen
- Gemeinsam zum Ziel
Ihre Fragen.
Unsere Antworten
zu
2Charta® und eAkte.
Bevor Sie den nächsten Schritt gehen: Wir verstehen, dass große Entscheidungen Sicherheit erfordern. Hier finden Sie klare Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Technologie, Implementierung, Kosten und Datenschutz, die Entscheider in der öffentlichen Verwaltung am häufigsten stellen.
Für wie viele Anwender ist 2Charta® ECM geeignet?
2Charta® ECM ist eine hoch skalierbare Lösung, die sich flexibel an unterschiedliche Organisationsgrößen anpasst. In der Praxis wird das System in Kommunen mit sehr unterschiedlichen Anwenderzahlen eingesetzt – von kleinen Verwaltungen mit ca. 10 Nutzern bis hin zu großen Kommunen mit bis zu 1.500 Anwendern.
Damit eignet sich 2Charta® ECM ideal für eine breit gestreute kommunale Zielgruppe und wächst zuverlässig mit den Anforderungen – unabhängig von Größe, Struktur oder Ausbaustufe der Verwaltung.
Welche Systeme können angebunden werden?
Ihres!
Wir bieten standardisierte Schnittstellen zu mehr als 100 Verwaltungssystemen. Konsequent modern auch als Webservicetechnologie. Die moderne Architektur von 2Charta® ECM ermöglicht eine nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft. Sollte Ihre Fachanwendung nicht Bestandteil unseres Angebotes sein, mit Ihnen zusammen werden wir unser Portfolio erweitern und Ihre gewünschte Lösung anbinden.
Ist die Lösung revisionssicher?
Höchste Datenschutzstandards sind für uns selbstverständlich. Rollenbasierte Zugriffsrechte, Verschlüsselung und lückenlose Protokollierung garantieren maximale Sicherheit. 2Charta® ECM deckt somit den technischen Baustein der Revisionssicherheit ab.
Passt 2Charta® ECM zu unserer IT?
Ja.
Unsere Lösung ist durch die Erfahrung der letzten 5 Jahrzehnte standardisiert und bei über 600 Kommunen und 1.000 Mandanten erfolgreich im Einsatz. Durch die Integration von über 100 Fachverfahren und mehr als 20 ERP-Systemen können Sie auf ein stabiles Fundament vertrauen. Wählen Sie ganz einfach zwischen einem lokalen Betrieb (On-Premise) und einer BSI-zertifizierten deutschen Cloud – ohne Kompromisse bei Sicherheit oder Performance.