2Charta® FlowManager - der Schlüssel zu einem reibungslosen Rechnungsworkflow
Optimieren und automatisieren Sie Ihren gesamten Purchase-to-Pay-Prozess: 2Charta® FlowManager verbindet elektronische Rechnungserfassung, Digitalisierung, Rechnungsprüfung und Zahlungsanordnung in einem durchgängigen Workflow. Dank Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD sowie der nahtlosen Anbindung an Finanzwesen und eAkte bearbeiten Sie Eingangsrechnungen schnell, sicher und medienbruchfrei – von der Bedarfsmeldung bis zur Verbuchung.
Herausforderung
Papiergebundene Rechnungsbearbeitung – zeitintensiv, intransparent, teuer
Die manuelle Bearbeitung und Weiterverteilung von Eingangsrechnungen ist ein äußerst zeit- und personalintensiver Prozess. Oftmals vergehen Tage vom Rechnungseingang bis zur tatsächlichen Anweisung des Rechnungsbetrags. In dieser Zeit ist die Rechnung auf internen Postwegen unterwegs und wartet auf Freizeichnung durch verschiedene Personen – häufig ohne klaren Überblick darüber, wo sie sich gerade befindet. Rückfragen von Lieferanten werden schnell zur zeitraubenden Tagesaufgabe.
Das alles ist nicht nur lästig – es kostet: Zu den hohen personellen Aufwänden kommen entgangene Skonti und Mahngebühren aufgrund langer Durchlaufzeiten. Hinzu kommen Papier- und Kopierkosten sowie Raumkosten für Ablage und Archivierung. Bearbeitungskosten von durchschnittlich 15 € pro Rechnung sind keine Seltenheit – selbst kleinere Verwaltungen verlieren so jedes Jahr spürbare Beträge durch veraltete Prozesse.
Der Flowmanager-Effekt
Von der digitalen Rechnung bis zur Verbuchung – ohne Medienbruch
Automatisieren Sie Ihren gesamten Rechnungsprozess – vom digitalen Eingang über die sachliche und rechnerische Prüfung und Freigabe bis zur direkten Übergabe an Ihre Finanzbuchhaltung zur automatisierten Buchung und Auszahlung. Nutzen Sie die Zeit Ihres Teams für die wirklich wichtigen Aufgaben und sparen Sie bares Geld durch die automatische Wahrung von Skontofristen mittels 2Charta® FlowManager Invoice.
Automatisierte Erfassung & Prüfung
Rechnungen landen automatisch im richtigen Workflow
Eingangsrechnungen werden per OCR erkannt, klassifiziert und direkt der richtigen Verarbeitungsrolle zugeordnet. Regelbasierte Bearbeitung sorgt für die automatische Weiterleitung im Workflow – bis hin zur Dunkelbuchung mit Abgleich zwischen Bestellnummer, Wareneingang, Rechnung und Sachkonto. 2Charta® FlowManager Invoice „zahlt für Sie“: Skontofristen werden konsequent genutzt, ohne zusätzlichen Aufwand im Tagesgeschäft.
Transparente Workflows & kürzere Laufzeiten
Freigaben im Mehraugenprinzip – auch mobil + standortübergreifend
Definieren Sie mühelos das Mehraugenprinzip nach Ihren Wertgrenzen
und Organisationsregeln. Alle Workflowschritte werden lückenlos protokolliert, der Bearbeitungsstatus ist jederzeit beauskunftbar. Freigaben erfolgen standortübergreifend und von allen Endgeräten – im Büro,
im Homeoffice oder mobil unterwegs. So verkürzen Sie Durchlaufzeiten deutlich und behalten trotzdem die volle Kontrolle über jede Rechnungsfreigabe.
Volle Übersicht im Rechnungseingang
Elektronisches Rechnungseingangsbuch statt Papierstapel
Das elektronische Rechnungseingangsbuch verschafft Ihnen jederzeit den Überblick: Sie sehen auf einen Blick, welche Rechnungen eingegangen sind, wo sie im Prozess stehen und wer aktuell am Zug ist. Schnelles Beauskunften („Wo ist die Rechnung?“) wird zur Standardsituation, keine Rechnung geht verloren. Belegablage und Rechnungskopien entfallen – auch in den Fachämtern. Die automatische Ablage in der 2Charta® Beleg-eAkte sorgt dafür, dass alle Unterlagen strukturiert und revisionssicher auffindbar sind.
Nahtlos integriert & rechtssicher
Finanzwesen, eAkte und eRechnungsformate im Einklang
Die nahtlose Anbindung an Ihre Finanzwesensoftware ermöglicht die direkte Übergabe der Buchungsdaten an Ihr ERP- oder Finanzwesen-System per Schnittstelle oder Webservice – für eine medienbruchfreie Rechnungsbearbeitung. 2Charta® FlowManager verarbeitet automatisch XRechnung und ZUGFeRD-Formate, inklusive Abbild der Rechnung, und unterstützt eine Rechnungsverarbeitung gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz. Der Aufruf der Rechnung inklusive aller relevanten Workflowdaten ist direkt aus Ihrem Finanzwesen heraus möglich.
FlowManager Invoice – elektronische Rechnungsbearbeitung
FlowManager Invoice – elektronische Rechnungsbearbeitung
Vom Rechnungseingang bis zur Buchung – digital, nachvollziehbar und revisionssicher.
Durch die elektronische Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen entfallen Kopieren, Stempeln und manuelles Verteilen. Nach der Digitalisierung werden Rechnungen automatisiert per Workflow zur Erfassung, Kontierung, Prüfung und Freigabe geleitet.
Liegt ein Bestellbezug vor, werden die Daten automatisch aus der offenen Bestellung übernommen – bei Übereinstimmung kann die Rechnung ohne weitere Prüfungen dunkel gebucht werden.
Browserbasierte Freigaben, klare Zuständigkeiten und vollständige Protokollierung sorgen für maximale Transparenz und deutlich kürzere Durchlaufzeiten.
FlowManager Invoice Reader – automatische Rechnungserfassung (OCR & Dunkelbuchung)
FlowManager Invoice Reader – automatische Rechnungserfassung (OCR & Dunkelbuchung)
Automatische Datenerfassung statt manueller Tipparbeit – der Turbo für Ihren Rechnungsworkflow.
FlowManager Invoice Reader übernimmt den zeitaufwändigen und fehleranfälligen Schritt der manuellen Rechnungserfassung. Mit moderner Texterkennung werden alle relevanten Daten gescannter und digitaler Rechnungen erkannt, klassifiziert und an FlowManager Invoice übergeben.
Umfassende Prüfungen und Abgleiche mit Stamm- und Bestelldaten Ihres ERP-Systems sichern die Qualität der extrahierten Daten. So stehen maschinenverwertbare Kopf- und Positionsdaten zur Verfügung, die vollständig der Originalrechnung entsprechen – ideale Grundlage für Dunkelbuchung, Skontoausnutzung und durchgängig automatisierte Rechnungsbearbeitung.
FlowManager Procurement – elektronische Beschaffung / Purchase-to-Pay
FlowManager Procurement – elektronische Beschaffung / Purchase-to-Pay
Von der Bedarfsmeldung bis zur Bezahlung – Bestellprozesse einheitlich, transparent und steuerbar.
FlowManager Procurement bildet den gesamten Beschaffungsprozess elektronisch ab. Mitarbeitende bestellen aus abgestimmten Katalogen oder Warenkörben, Genehmigungsverfahren mit Limits und Budgets werden regelbasiert abgebildet.
So vermeiden Sie „Maverick Buying“, nutzen vertraglich ausgehandelte Konditionen konsequent aus und behalten jederzeit den Überblick über Bestellungen und Budgets.
In Kombination mit FlowManager Invoice entsteht ein durchgängiger, medienbruchfreier Purchase-to-Pay-Prozess – inklusive automatischem Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung.
FlowManager Easy– Workflows ohne Programmierung
FlowManager Easy– Workflows ohne Programmierung
Individuelle Workflows für Verwaltung und Fachbereiche – ganz ohne Code.
FlowManager Invoice Reader extrahiert mit moderner Texterkennung alle relevanten Kopf- und Positionsdaten aus gescannten oder digital eingehenden Rechnungen. Die Daten werden mit Stamm- und Bestelldaten aus Ihrem ERP-System abgeglichen und zur weiteren Verarbeitung an FlowManager Invoice übergeben.
Damit entfällt die manuelle Erfassung vollständig. Maschinell verwertbare Daten ermöglichen Dunkelbuchung dort, wo Ihre Regeln es zulassen – Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler und nutzen Skontofristen optimal aus.
TECHNIK & BETRIEB
Nahtlos integriert, sicher betrieben.
2Charta® FlowManager lässt sich über moderne, standardisierte Schnittstellen optimal in Ihre bestehende DMS- und ERP-Landschaft integrieren. Speziell entwickelte Schnittstellen zu Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Dokumenten-Management-Systemen sorgen für maximale Automatisierung – vom Abgleich der Eingangsrechnungen mit hinterlegten Bestellungen über die automatische Buchung bis zur sicheren Ablage im elektronischen Archiv.
Schnittstellen zu DMS, ERP & Finanzwesen
Alles verbunden, nichts
doppelt erfassen
2Charta® FlowManager verfügt über standardisierte Schnittstellen zu gängigen Warenwirtschafts-, Finanzbuchhaltungs- und Dokumenten-Management-Systemen. Eingangsrechnungen, Buchungsdaten und Belege werden automatisch ausgetauscht – keine doppelte Datenerfassung.
Flexible Betriebsmodelle
On-Premise oder
deutsche Cloud
Betreiben Sie 2Charta® FlowManager in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur oder in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum –auch im BSI-zertifizierten Betrieb. Sie behalten die volle Datenhoheit, wir sorgen für Updates, Performance und Ausfallsicherheit.
Skyline: Standards, auf die Sie sich verlassen können
XRechnung, ZUGFeRD & § 14 UStG im Griff
2Charta® FlowManager unterstützt XRechnung und ZUGFeRD, verarbeitet strukturierte Rechnungsdaten automatisch und bildet die Anforderungen des § 14 Umsatzsteuergesetz ab. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsverarbeitung technisch und rechtlich auf dem neuesten Stand ist.
Weniger Aufwand pro Rechnung. Mehr Klarheit im Prozess.
Mit 2Charta® FlowManager digitalisieren Sie Ihren Rechnungsdurchlauf Schritt für Schritt – ohne Ihre Organisation zu überfordern. Gern zeigen wir Ihnen anhand Ihrer Praxis, wo sich der Einstieg am meisten lohnt.
Ihre Fragen. Unsere Antworten zu 2Charta® FlowManager.
Bevor Sie den nächsten Schritt gehen: Wir verstehen, dass große Entscheidungen Sicherheit erfordern. Hier finden Sie klare Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Technologie, Implementierung, Kosten und Datenschutz, die Entscheider in der öffentlichen Verwaltung am häufigsten stellen.
Wie schnell können wir mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung starten?
2Charta® FlowManager ist als praxisbewährte Lösung konzipiert und lässt sich in kurzer Zeit in Ihren Produktivbetrieb bringen. Nach der Anbindung an Finanzwesen und DMS, der Konfiguration von Workflows und Wertgrenzen sowie einer gezielten Schulung Ihrer Teams arbeiten Sie schrittweise digital – zunächst in ausgewählten Bereichen, später flächendeckend.
Passt 2Charta® FlowManager zu unserer bestehenden Finanzbuchhaltung?
2Charta® FlowManager verfügt über standardisierte Schnittstellen zu gängigen Finanzwesen-, ERP- und Warenwirtschaftssystemen. Buchungsdaten werden direkt an Ihr Finanzwesen übergeben, Rechnungen können inklusive Workflowdaten aus dem Fachverfahren heraus aufgerufen werden. Ihre bestehenden Systeme bleiben führend – FlowManager ergänzt sie um den durchgängigen, medienbruchfreien Rechnungsworkflow.
Erfüllt der FlowManager die gesetzlichen Anforderungen (z. B. XRechnung, § 14 UStG)?
Der Rechnungsworkflow unterstützt die automatische Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD und bildet die Anforderungen an eine elektronische Rechnungsverarbeitung gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz ab. Gleichzeitig sorgt die revisionssichere Ablage in der 2Charta® Beleg-eAkte dafür, dass Sie alle steuer- und prüfungsrelevanten Unterlagen vollständig und nachvollziehbar vorhalten.
Ist der FlowManager auch für kleinere Kommunen sinnvoll?
Ja. Gerade kleinere und mittlere Verwaltungen profitieren von klaren, standardisierten Prozessen, weil manuelle Abstimmungen und Papierwege entfallen. Der FlowManager ist modular aufgebaut: Sie können mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung starten und bei Bedarf später Beschaffungsprozesse, weitere Workflows oder zusätzliche Integrationen ergänzen.
Können unsere Mitarbeitenden Rechnungen auch mobil oder standortübergreifend freigeben?
Die browserbasierte Technik des FlowManagers ermöglicht die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen abteilungs- und standortübergreifend – auch im Homeoffice. Freigabeaufgaben werden per E-Mail angekündigt, ein Klick führt direkt in den Workflow. So bleiben Prozesse auch dann in Bewegung, wenn Sachbearbeitende oder Führungskräfte nicht im Büro sind.